Aus der Praxis
Dirk Weber, Gründer und Geschäftsführer
Wenn mich eine Geschäftsführung wegen einer bereits offenen Chefarztstelle anruft, geht es im ersten Gespräch selten um Kosten, sondern um Dienstpläne und die kommissarische Leitung. Erst beim Blick auf die Monate seit dem Ausscheiden wird deutlich, dass die Vakanz längst mehr kostet als die Suche selbst.
Welche Kosten entstehen, wenn die Chefarztposition unbesetzt ist?
Eine Vakanz an der Spitze einer Abteilung wirkt selten sofort sichtbar. Der Betrieb läuft weiter, ein Oberarzt übernimmt kommissarisch, die Dienstpläne werden umgestellt. Die Kosten entstehen schleichend und an Stellen, die in keiner Kostenstelle „Vakanz“ heißen. Sie lassen sich in zwei Gruppen teilen:
- Direkt bezifferbare Kosten: weniger Leistungen und damit weniger Deckungsbeitrag, dazu Vertretungs- und Mehrarbeitskosten.
- Indirekte Folgen: Renommee, Stimmung und Bindung im Team, Zuweiserverhalten, Weiterbildung und strategische Projekte, die liegen bleiben.
Beide Gruppen hängen zusammen. Was als Organisationsfrage beginnt, wird mit jedem Monat zu einer wirtschaftlichen Frage.
- Chefarzt fehlt
- Leitung nur kommissarisch
- Weniger Zuweisungen und Eingriffe
- Sinkender Deckungsbeitrag
- Mehrbelastung und Fluktuation im Team
Kostenblock 1: Rückgang an Leistungen
Der Chefarzt prägt das Leistungsspektrum einer Abteilung: komplexe Eingriffe, Schwerpunkte, Kontakte zu niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten, die Patienten zuweisen. Fehlt er, werden anspruchsvolle Fälle häufiger verlegt oder gar nicht erst zugewiesen. Planbare Leistungen wandern zu Häusern, deren Abteilung voll besetzt ist.
Für eine Abschätzung reicht der Deckungsbeitrag der Abteilung, also Erlöse abzüglich der direkt zurechenbaren Kosten. Der monatliche Verlust ergibt sich aus:
Jahres-Deckungsbeitrag ÷ 12 × erwarteter Leistungsrückgang in Prozent
Wie hoch der Rückgang ausfällt, hängt vom Fachgebiet und davon ab, wie stark die Abteilung an der Person des Chefarztes hängt. Nach unserer Beobachtung zeigt sich der Rückgang selten sofort. Spürbar wird er, sobald Zuweiser merken, dass die Abteilung ohne feste Leitung ist, und anspruchsvolle Fälle zuerst an andere Häuser geben.
Kostenblock 2: Vertretung und Mehrarbeit
Damit die Versorgung weiterläuft, entstehen zusätzliche Kosten. Typisch sind Honorarärzte für Dienste und Eingriffe, Überstunden und Zulagen für Oberärzte, eine Vergütung für die kommissarische Leitung und interne Aufwände für Organisation und Ausschreibung.
Wie verbreitet solche Lösungen sind, zeigt das Krankenhaus-Barometer 2022 des Deutschen Krankenhausinstituts: Zwei Drittel der Krankenhäuser setzten 2021 im Ärztlichen Dienst Honorar- oder Zeitarbeitskräfte ein.
Diese Kosten sind in der Buchhaltung sichtbar, werden aber selten der Vakanz zugeordnet. Es lohnt sich, sie für die Dauer der Vakanz einmal gesammelt zu betrachten.
Eine Beispielrechnung
Angenommen, eine Abteilung erwirtschaftet einen Jahres-Deckungsbeitrag von 2.000.000 €. Ohne Chefarzt sinken die Leistungen um 20 %, und für Vertretung und Mehrarbeit fallen 17.000 € pro Monat an.
- Leistungsrückgang: 2.000.000 € ÷ 12 × 20 % = 33.333 € pro Monat
- Vertretung und Mehrarbeit: 17.000 € pro Monat
- Vakanzkosten: rund 50.333 € pro Monat
- 50.333 €Vakanzkosten pro Monat
- 302.000 €nach 6 Monaten Vakanz
- 604.000 €nach 12 Monaten Vakanz
Das ist eine Modellrechnung mit Beispielwerten, keine Branchenstatistik. Mit Ihren eigenen Werten rechnen Sie im Vakanzkosten-Rechner nach. Er läuft vollständig in Ihrem Browser, es werden keine Daten übertragen.
Kosten, die in keiner Rechnung stehen
Die bezifferbaren Kosten sind nur der sichtbare Teil. Häufig wiegen die Folgen schwerer, die sich erst später zeigen:
- Renommee: Eine Abteilung ohne Leitung verliert an Profil, bei Patienten, Zuweisern und im Bewerbermarkt.
- Stimmung im Team: Unklare Perspektiven und Mehrarbeit belasten Oberärzte und Pflege.
- Fluktuation: Leistungsträger orientieren sich um, wenn die Zukunft der Abteilung offen ist. Jede weitere Kündigung verlängert die Erholung.
- Zuweiser: Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte überweisen dorthin, wo sie einen festen Ansprechpartner haben. Verlorene Zuweiser kommen nicht automatisch zurück.
- Weiterbildung: Die Weiterbildungsbefugnis ist an die Person gebunden. Fällt sie weg, wird die Abteilung für Ärztinnen und Ärzte in Weiterbildung weniger attraktiv. Wie der Übergang geregelt wird, entscheidet die zuständige Landesärztekammer.
- Strategische Projekte: Neue Schwerpunkte, Zertifizierungen oder Investitionen warten auf die neue Leitung.
Warum die Dauer der Vakanz der größte Hebel ist
Die Kosten pro Monat lassen sich kaum senken, solange niemand die Abteilung führt. Beeinflussen lässt sich aber, wie viele Monate es werden. Jeder Monat, um den die Besetzung früher gelingt, spart in der Beispielrechnung rund 50.000 €, und die indirekten Folgen kommen gar nicht erst zum Tragen.
Abwarten
- Suche beginnt erst nach dem Ausscheiden
- Ausschreibung, dann Warten auf Bewerbungen
- Kommissarische Leitung über viele Monate
- Kosten und Folgen wachsen mit jedem Monat
Frühzeitig handeln
- Suche beginnt bei planbarer Nachfolge rund 18 Monate vorher
- Direkte, vertrauliche Ansprache geeigneter Kandidaten
- Nahtloser Übergang oder kurze Vakanz
- Kosten bleiben überschaubar, das Team behält Perspektive
Gegen die Vakanzkosten steht der Aufwand für eine professionelle Suche. Wie sich das Honorar einer Personalberatung zusammensetzt, zeigt die Seite Vergütung. Der Vergleich mit wenigen Monaten Vakanz fällt meist deutlich aus.
So begrenzen Kliniken die Vakanzkosten
- Früh planen: Bei absehbarem Ausscheiden rund 18 Monate vorher beginnen. Wie die Phasen zusammenhängen, beschreibt Chefarztnachfolge: Wann sollte die Suche beginnen?
- Kosten sichtbar machen: Vakanzkosten mit eigenen Werten schätzen und der Geschäftsführung und dem Aufsichtsgremium vorlegen.
- Kommissarische Leitung klar regeln: Verantwortung, Vergütung und Kommunikation nach innen und außen festlegen.
- Nicht nur auf Bewerbungen warten: Geeignete Kandidaten suchen meist nicht aktiv. Warum das so ist, erklärt Warum Chefarztstellen immer schwieriger zu besetzen sind.
- Entscheidungswege kurz halten: Auswahlgremium und Termine vor Beginn der Suche festlegen.
Unsere Einordnung
Was bedeutet das für Ihre Klinik?
Eine Chefarztvakanz ist kein reines Personalthema, sondern eine wirtschaftliche Entscheidung. Wer die monatlichen Kosten kennt, entscheidet anders über den Zeitpunkt der Suche, über das Budget und über den Weg zum richtigen Kandidaten.
Unsere Empfehlung: Rechnen Sie die Vakanzkosten für Ihre Abteilung einmal konkret aus, bevor die Stelle frei wird. Die Zahl schafft eine sachliche Grundlage für alle weiteren Schritte, auch im Gespräch mit dem Aufsichtsgremium.
Häufige Fragen zu den Kosten einer Chefarztvakanz
Wie berechne ich die Vakanzkosten meiner Abteilung?
Teilen Sie den Jahres-Deckungsbeitrag der Abteilung durch 12, multiplizieren Sie ihn mit dem erwarteten Leistungsrückgang und addieren Sie die monatlichen Vertretungs- und Mehrarbeitskosten. Der Vakanzkosten-Rechner auf unserer Seite Vergütung übernimmt die Rechnung.
Welcher Leistungsrückgang ist realistisch?
Das hängt vom Fachgebiet, vom Leistungsspektrum und von der Bindung der Zuweiser an die Person des Chefarztes ab. Rechnen Sie mit mehreren Szenarien, etwa vorsichtig, mittel und ungünstig.
Sind 50.000 € pro Monat nicht zu hoch gegriffen?
Die Zahl ergibt sich aus einer Beispielrechnung mit vorsichtigen Annahmen. Bei Abteilungen mit hohem Deckungsbeitrag oder starkem Leistungsrückgang liegt sie deutlich höher, bei kleinen Abteilungen niedriger. Entscheidend sind Ihre eigenen Werte.
Was kann ich tun, wenn die Stelle bereits unbesetzt ist?
Die kommissarische Leitung klar regeln, die Suche sofort beginnen und geeignete Kandidaten direkt und vertraulich ansprechen, statt nur auf Bewerbungen zu warten.
